Vi har för roligt på våra måndagsmöten! Det måste vara förklaringen till att vi håller liv i denna typ av förlegade ritualer som skapar så mycket tröghet, ineffektivitet och stress på våra arbetsplatser.
Vad gör egentligen människor de timmar man befinner sig på kontoret? I en spännande undersökning har vi följt ett stort antal individer från flera olika typer av organisationer.
45 procent av tiden går till kommunikation när medarbetare förbereder eller genomför möten, har spontana möten i enskildhet och i korridorer, skriver och läser mail och protokoll samt pratar i mobil.
20 procent av tiden går till att utveckla procedurer och kompetensdär det förutom utbildning handlar om att lägga tid på olika kartläggningar av hur man jobbar, formulera olika instruktioner och standarder, genomföra mätningar och skriva rapporter.
10 procent av tiden används till i förflyttningar mellan olika fysiska platser och till privata samtal och ärenden framför datorn, kring fikabord eller "på stan".
25 procent används till verklig förädling av det som organisationen finns till för. Det vill säga att konkret utveckla och leverera produkter, tjänster och service till kunder, brukare och medborgare.
Det betyder alltså att närmare 6 av 8 arbetstimmar varje dag går till kringaktiviteter i våra kontor. En arbetstid som egentligen inte tillför något direkt värde för dem som organisationen finns till för.
Den medicin man tar till för att öka effektiviteten förvärrar ofta sjukdomsförloppet. Fler projektledare, snårigare IT-djungel, mer detaljerade instruktioner och mätningar genererar ännu fler kommunikations- och procedurtimmar. Höga chefer har ofta blivit det för att de är duktiga på att överleva i det jag kallar för M-träsket ,som möten, mail och mätningar och ser inte sin egen roll i sjukdomsförloppet.
Man kan inte öka effektiviteten om man inte tar hänsyn till hur det faktiskt går till när vi människor lär oss saker, hanterar information och samspelar med andra. Sluta "rulla ut" detaljerade instruktioner och krav på mängder av tidskrävande rapporter och börja istället "rulla in" lättformbara metoder och redskap till medarbetarna så att de själva kan forma smidiga arbetssätt för bättre samspel, flyt i flöden och omedelbar feedback om hur det går.
THOMAS DE MING EXPERT PÅ LÄRDESIGN VID LINKÖPINGS UNIVERSITET, VD/CREATIVE DIRECTOR PÅ MING COMPANY