Men Hanna Ahl Addén säger sig inte ha stängt den dörren helt och hållet. Den nya GDPR-lagen ställer nya krav på hur skolor hanterar personuppgifter om sina elever. Skolfotograferingen är ett av de områden där skolor kan komma fram till olika beslut.
– Vi har inget pågående personuppgiftsbiträdeavtal, Pub-avtal, med något fotoföretag och det måste vi ha för att kunna ordna skolfoton. Många fler skolor befinner sig i samma situation, säger Hanna Ahl Addén.
Hur svårt är det att skaffa ett sådant avtal?– Vi måste först veta om vi också ska använda fotona i undervisningen eller myndighetsutövningen på något sätt. Då kan vi ha laglig grund för att behandla personuppgifterna. Men om det enbart är för försäljning och för hemmets skull, som skolan ska anlita skolfotoföretag då har vi inte laglig grund, utan behöver samtycke för fotograferingen. Vi har föräldrasamverkansmöten där vi diskuterar de frågorna, säger hon.
GDPR är dataskyddsförordningen som reglerar hur man behandlar personuppgifter och som började gälla i våras. Ett Pub-avtal är ett avtal mellan personuppgiftsbiträdet, det vill säga den som behandlar personuppgifter – i det här fallet ett fotoföretag – och en personuppgiftsansvarig, i det här fallet barn- och ungdomsnämnden.
Några av de skyldigheter som tidigare har gällt för den personuppgiftsansvarige gäller nu även för personuppgiftsbiträdet, till exempel kraven på att föra register över behandlingar, att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå och att i vissa fall utse ett dataskyddsombud.
Flera föräldrar verkar vara intresserade av en skolkatalog. Vad säger du till dem?– Vi måste veta hur många föräldrar som är intresserade. Ett alternativ kan vara, om skolfoton enbart ska vara till hemmet, att göra som några förskolor, det vill säga att tillåta föräldrar att de bokar skolfotograf och att fotografering sker på en lördag. Det är egentligen inte skolans främsta uppgift att fotografera elever. Samtidigt kan det finnas vinster i att ha foton på eleverna i skolans verksamhet också.
Har man landat i att man ska anlita ett fotoföretag – oavsett laglig grund eller samtycke – så behövs alltså ett Pub-avtal eftersom skolfotoföretag måste hantera personuppgifter av olika slag. Men om skolan bara upplåter lokaler, då sker fotograferingen helt utanför skolans regi och föräldrarna måste själva ta ansvar för avtal och samtycke.