Kommundirektören Andreas Capilla förklarar att kommunens rutiner är att handlingar på upp till nio sidor kan erhållas digitalt utan kostnad. Avgiften därefter på fyra kronor per sida är att betrakta som en schablonavgift som ska täcka den arbetstid som förvaltningen lägger ner för att ta fram handlingen som ska mejlas, och eventuellt dessförinnan maskas på sekretessbelagda delar.
Enligt lagen ska myndigheter göra det enkelt och smidigt för medborgare att ta del av offentliga handlingar. Den person som på plats på förvaltningen vill ta del av innehållet i kommunala allmänna handlingar kan alltid göra det gratis.
Är det inte enklare och smidigare för båda parter att mejla handlingar, än att ta emot besökare som läser på plats?
– Det här är det sätt vi kan få ersättning för arbetet. Det finns inget krav att vi måste göra på det enklaste sättet, menar Andreas Capilla.
Enligt honom ska det vara ett självkostnadspris, och då väljer kommunen att debitera per sida i en handling. En handling med 20 sidor kostar alltså 20 gånger mer att få skickad, än en ensidig.
Tycker du att det är logiskt? Det tar väl inte mer arbetstid att mejla en stor datafil?
– Det här är det sätt vi kan ta betalt. Det är en slags schablonavgift. Det vore svårare att ta betalt per tid, menar han.
Det är upp till varje förvaltning att bedöma när man ska börja ta betalt. I juni tog fullmäktige i Mjölby ett beslut att höja taxan från två till fyra kronor per sida. I beslutet beskrivs även att kommunen alltid ska begära förskottsbetalning, dock med tillägget att det gäller den som "begär ut en större mängd allmänna handlingar". Beslutet föranleddes av en ändring i OSL, lagen om offentlighet och sekretess. I januari ändrades skrivningen i anvisningarna om hur myndigheter får ta ut en avgift: "En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut."
Andreas Capilla betonar att avgiftssystemet inte är till för att hindra eller begränsa medborgarnas möjligheter att ta del av handlingar, vilket är en lagstadgad rättighet.
Är ni rädda för att en avgiftsfri utlämning skulle innebära en anstormning?
– Så vill jag inte generalisera. Alla har möjlighet att på plats ta del av handlingar utan at det kostar något. Taxan är den möjlighet vi har att kompensera för arbetsinsatsen, säger han.