Anna Selanders uppdrag som kommundirektör är att leda den stora kommunala organisationen med cirka 12 000 anställda. I januari i år kallar hon till sig sin ledningsgrupp. Hon menar att en ny organisationsstruktur är nödvändig för att kommunen ska kunna öka kvalitén och få bättre effektivitet.
Tre arbetsgrupper bestående av chefer och medarbetare bildas. En av grupperna får som uppgift att utforma ett nytt kontor, det får namnet tillväxt- och utvecklingskontoret men döps snabbt om av media till ”superkontoret”. Det här kontoret har varit i centrum i den stora kulturdebatten i Norrköping, där kritiker har pekat på negativa konsekvenser som omorganisationen kan föra med sig.
I gruppen ”nytt kontor” sitter några av kommunens högsta chefer: Pernilla Thott Ljung, kompetensförsörjningsdirektör, Maria Modig, kultur- och fritidsdirektör, Joakim Ljungqvist, näringslivsdirektör, och Anna Drotz, digitaliseringsdirektör.
Gruppen meddelar i mars att de har svårt att komma framåt i arbetet med att skapa det nya kontoret. De behöver hjälp.
Anna Selander anlitar då Agima Management AB. Det är ett konsultföretag hon känner till väl eftersom hon själv har arbetat där under en period. Hon känner även Jan Zakariasson, som är grundare och styrelseordförande för Agima. De lärde känna varandra när de båda arbetade i Nyköping.
Varför blev det just Agima?
– Jag har jobbat med dem tidigare i liknande uppdrag och när de kunde frigöra tid så blev det Agima, säger Anna Selander.
Men det finns konsultsamarbeten som tidigare inneburit problem för kommunen. För ett par år sedan gynnade digitaliseringsdirektören i Norrköping sin förra arbetsgivare genom att ge dem konsultuppdrag. Kommunen ansåg att det skedde på ett planerat och systematiskt sätt och polisanmälde men ingen kunde fällas för brottet trolöshet mot huvudman.
Nu ger du uppdrag till din förra arbetsgivare?
– Jag ser inte den kopplingen. Jag ser att du ser den kopplingen. Jag ser inte den kopplingen. Jag jobbade på Agima tre månader 2016, det är något jag är helt transparent med och min ledningsgrupp vet om det. Jag har inte haft dialog med Jan Zakariasson på flera år innan jag anlitade honom i det här uppdraget.
Du känner inte att det här kan vara problematiskt?
– Nej, det känner jag absolut inte, säger Anna Selander.
När kommuner köper in varor och tjänster behöver dessa upphandlas. Det görs för att säkerställa att kommunen får bästa möjliga vara till bästa möjliga pris. Man kan dock avstå från upphandling om tjänsterna man upphandlar håller sig under 700 000 kronor.
Vi har läst avtalet mellan Norrköpings kommun och Agima. Där står att konsultbolaget får fakturera för maximalt 699 999 kronor. Det gör att Anna Selander har rätt att anlita bolaget genom en direktupphandling – men hon behöver motivera varför hon inte tillfrågar fler. Hon skriver att det beror på tidsskäl.
Varför var det så bråttom?
– Vi hade en tidsplan där målet var att vi skulle ha en information i kommunstyrelsen innan sommarledigheten. Så vi hade i realiteten knappt tre månader på oss i det läget.
Den tajta tidsplanen för kommunens omorganisation ifrågasätts av fackförbundet Vision. De tycker att arbetet har gått för fort och att politikerna borde riva upp beslutet.
Anna Selander hävdar att hon tog del av fackförbundets kritik första gången när hon läste om den i NT, hon delar den inte och menar att tidsplanen var nödvändig att hålla.
– När man startar ett sådant här förändringsarbete och dessutom är transparent och talar om för människor att man gör det, så blir det en massa oro, säger hon och förklarar att oro på en arbetsplats kan göra det svårt att behålla personal.
Men hur komplicerat är det att fråga fler företag?
– Offertförfrågan är inte komplicerad men du ska ha en utvärdering, det rinner nog iväg några veckor om du ska göra det.
Är det inte värt några veckor, ni vet ju inte vad ni kan spara?
– I det här fallet bedömde jag att tiden var viktigare än det och priset var skäligt.
Agima har skickat tre fakturor till Norrköpings kommun. Den sammanlagda summan är på nästan 694 000 kronor. Av fakturorna kan vi se att två konsulter har anlitats: Jan Zakariasson och Anna Hamberg. Några poster sticker ut:
- Den 8 maj har Anna Hamberg redovisat 18,5 timmars arbete för möten.
- Fakturan för april månad innehåller en reseräkning från Åre.
- Agima har också fakturerat 339 kronor för ett tågstopp i Flemingsberg.
Vi har sökt de båda konsulterna, men de vill inte besvara våra frågor, utan hänvisar till Norrköpings kommun.
Anna Selander säger att hon har sett fakturorna från Agima och att hon har attesterat dem. Men hon reagerade inte på Anna Hambergs långa arbetspass, resan från Åre eller tågstoppet i Flemingsberg innan vi började ställa frågor. Efter vår intervju kontaktar hon Jan Zakariasson.
Vi får ta del av mejlkorrespondens mellan Anna Selander och Jan Zakariasson. Där står att resan från Åre berodde på att Anna Hamberg behövde avbryta sin familjesemester för att delta i uppstartsmötet i Norrköping. Resan skulle inte ha fakturerats Norrköpings kommun och Agima kommer att ersätta kommunen med 2 280 kronor.
Tågstoppet i Flemingsberg för 339 kronor ersätts också av Agima, skriver Jan Zakariasson.
Efter våra frågor om Anna Hambergs arbetsdag på 18,5 timme gör Agima en ordentlig granskning av sitt eget tidrapporteringssystem och jämför med fakturorna som skickats till Norrköpings kommun – det visar sig att de fakturerat 22,5 timmar för mycket under juni månad, totalt 40 500 kronor.
Jan Zakariasson skriver till Anna Selander: ”Jag vill bara inledningsvis beklaga och be om ursäkt för vad Agimas icke-konsistenta faktureringsprocess ställt till med! Det ska inte hända, men har ändå hänt. Självklart kommer Agima att kreditera Norrköpings kommun för felaktigheter i fakturering.”
Vi ger återigen konsultföretaget möjlighet att kommentera felaktigheterna, men de återkommer inte.
Anna Selander konstaterar till oss att våra granskande frågor har påvisat att leverantören har funktioner i sitt system som behöver ses över.
Men varför reagerade inte du på fakturorna?
– När jag attesterar är det redan någon annan som har granskat fakturorna innan, jag som beslutsattesterare har inte möjlighet att titta på alla detaljer. Vi behöver förbättra våra rutiner så att vår granskningsfunktion tittar noggrannare och mer kritiskt, det får vi förbättra, säger Anna Selander.
Tror du att det finns fler fel bland kommunens fakturor?
– Vi gör stickprovskontroller och hittar ofta fel. Då rättar man till och berörd chef blir uppmärksammad. Vi jobbar ständigt med att både utbilda de handläggare som jobbar med att granska och att minimera antalet fel – men man kommer alltid att hitta fel.
Skulle du anlita Agima igen?
– Jag är nöjd med Agimas tjänster. Det är klart att det kan bli fel när man debiterar och det är inte bra. Men Agima har levererat bra tjänster till Norrköpings kommun och jag skulle absolut kunna tänka mig att jobba med dem igen.